Manage das mal! — Was das Technische Sekretariat im Baugewerbe leistet 

Ein Bauunternehmen muss gut aufgestellt sein, um mit dem straffen Tempo eines komplexen Tagesgeschäfts Schritt halten zu können. Ein wichtiges Rad im Getriebe: das Sekretariat. Wir haben mit der Technischen Sekretärin Coralie Vanloffelt über ihren vielschichtigen Arbeitsalltag gesprochen. 

Angebotsbearbeitung, Preisanfragen, Kontakt zu Lieferanten und Subunternehmern, Ordner- und Listenpflege, Archivierung, Betreuung firmeninterner Techniker, Dokumentenaufbereitung, Ausschreibungsmanagement, Technische Dokumentation – die Liste der Tätigkeiten von Coralie Vanloffelt ist lang. Ohne sie würden so einige Bauprojekte im Chaos versinken oder gar nicht erst Fahrt aufnehmen. 

Thema Ausschreibung: ausgeschrieben umfangreich

Die Belgierin arbeitet für ein großes luxemburgisches Bauunternehmen im Technischen Sekretariat. Einige Projekte landen zuallererst auf ihrem Tisch. Wenn es um öffentliche Ausschreibungen geht, zum Beispiel. Da gilt es zu prüfen, ob die Ausschreibung überhaupt infrage kommt. „Man muss schauen, welche Bedingungen es gibt. Manchmal steht drin, dass man 100 Mitarbeiter für ein Projekt haben muss.“ Wird das nicht erreicht, bestehe die Möglichkeit einer Bietergemeinschaft. Kapazitäten und auch der Ausführungszeitraum müssen also genau geprüft und intern abgestimmt werden. 

Wenn es von der Chefetage grünes Licht für eine Ausschreibung gibt, dann geht die Arbeit für Coralie Vanloffelt erst richtig los: Eine schier endlose Liste an Dokumenten und Unterlagen muss vorbereitet und fristgerecht eingereicht werden. Vom Führungszeugnis über Referenzen und Bilanzen bis hin zu Zertifikaten und bezahlten Steuern gilt es, alles fertigzustellen. „Man kann zwar auch Dinge nachreichen, aber am besten ist es, alles direkt in Ordnung zu haben“, so die erfahrene Sekretärin, die insgesamt seit sieben Jahren im Metier ist. 

Von A wie „Abwechslung“ bis Z wie „zu viel“

Ihre Erfahrung wird auch von den Technikern geschätzt, die sie betreut. Circa ein Dutzend an der Zahl kann sich auf Coralie Vanloffelts Excel-Expertise und Organisationstalent verlassen. „Man muss auch mal ‚Nein!‘ sagen können“, lacht die zweifache Mutter, „wenn die Dinge zu viel werden“. KYC-Dokumente (Know Your Customer), Wohnsitzbescheinigungen vom Kunden oder auch einmal Parktickets für die Techniker – der Arbeitsalltag im Technischen Sekretariat ist vielseitig. Genau das gefällt Coralie Vanloffelt. „Die Arbeit ist immer abwechslungsreich“, so die 35-Jährige, die sich am Berufskolleg in Aachen zur kaufmännischen Assistentin mit Fremdsprachen ausbilden lassen hat. 

Die Fremdsprachen waren es auch, die ihr Tür und Tor öffneten, um in Luxemburg arbeiten zu können. „Viele Lieferanten sprechen nur Französisch, die Sprache ist essenziell.“ Aber ohne Deutsch ginge es auch nicht. Darüber hinaus kommuniziert sie auf Englisch, Spanisch, Niederländisch und Luxemburgisch. „Ich habe sogar mal einen Luxemburgisch-Kurs gemacht, denn am Anfang war es schon gewöhnungsbedürftig“, so die Pendlerin, die mit ihrer Familie im belgischen Grüfflingen lebt. 

Familie: auf Arbeit und daheim

Schwierig sei in ihrem Job mitunter der Umgang mit ganz neuen Aufgaben. „Da muss man hinterher sein und auch mal rumtelefonieren und nachfragen. Es geht nicht, einfach zu sagen: ‚Das hab ich noch nie gemacht.‘“ Auch mit Programmen und Software müsse man fit sein. Und wenn viel zusammenkommt, kann es auch einmal stressig werden. „Wenn viele Anfragen reinkommen, da muss man zackig sein und schnell arbeiten.“ Insgesamt schätze sie aber die Lösungsorientiertheit im Unternehmen und den familiären Umgang. 

Zuhause bei der Familie geht es dann in die zweite Schicht: Hausaufgabenhilfe und Werkeln am Eigenheim. „Viel Freizeit bleibt nicht, aber die Arbeit draußen und am Haus macht mir Spaß.“ So kann Coralie Vanloffelt auftanken, bevor es am Wochenanfang im Technischen Sekretariat aufs Neue heißt: „Manage das mal!“

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Coralie Vanloffelt arbeitet seit Januar 2023 als Technische Sekretärin für das luxemburgische Bauunternehmen JANS.

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Text: Marit Albrecht
Fotos: © Marvin Schwienheer